Работа с поставщиками: как найти взаимовыгодные отношения

- Разделяются ли поставщики по категориям и в чем особенность работы с разными подгруппами?

Поставщики бывают разные. У кого-то разные группы товаров, у кого-то узкая специализация. Например, локальные обжарщики кофе или ремесленная пекарня.

- Как выбрать правильного поставщика? Где искать?

Прежде всего, вам необходим закупщик, человек, который постоянно мониторит цены и общается с поставщиками. Это в идеальной картине мира. Но сейчас такая ситуация, что каждый день нужно следить за ценами. И чем больше единиц вы закупаете, тем больше времени нужно. Есть рынки и базы, есть компании-поставщики. Искать на карте Москвы или города, где вы находитесь. В крупных компаниях обязательно есть закупщик, с которым шеф-повар в тесном контакте и они выбирают лучших из лучших.

У меня небольшое кафе в Лефортово, и частично закупкой занимается мой муж, рядом с нами один из лучших рынков в Москве - Преображенский.
И ещё у нас есть 10 поставщиков: «Меридиан» - мясо, бакалея, частично молочка, «Атлантида» - рыбы, «Адепт кофе» - кофе, «Милк Бокс» - молоко коровье и растительное, «Фудсити» - овощи, рис и по мелочи, «Layerz Bakery” - хлеб, Юрий - фермер, который выращивает для нас микрозелень, «Матча Форест» - маття , «Hygge” - листовой чай, «Триал Маркет» - хоз товары. Это к вопросу о том, что маленький проект - это мало поставщиков.

-По какому принципу вы выбрали эти компании? Тендерным путем или путем самостоятельного исследования рынка?

Если мы говорим о крупных компаниях, то обычно проводят тендеры. Если это классный качественный продукт по хорошей цене, тогда ему даже не имеет смысла участвовать в тендере, здесь уже сами кафе и рестораны выбирают, хотят они с ним работать или нет. У всех разные косты, кто-то может себе позволить чуть дороже, а кто-то нет. Небольшие заведение обычно работают без тендеров, пробуют продукт, запрашивают прайс, тестируют работу с поставщиком.

-Выгоднее ли осуществлять закупки у большого количества разных поставщиков или у нескольких крупных? В чем преимущества и какие сложности при работе с одной или с другой схемой?

Чаще всего, у одной крупной компании покупать не получается. У разных компаний на один и тот же продукт может быть разная цена. Это связано чаще всего с политикой компании-поставщика. Мне, например, сложно работать с одним поставщиком вроде “Фуд-Сити”, так как молочка и бакалея меня устраивает больше у других поставщиков. Работа с поставщиками очень скрупулезная, нужно постоянно мониторить, смотреть, пробовать. Если говорить про фермерские продукты, то там почти всегда скачет качество: сегодня это будет одно качество, завтра - другое.

 - Как проверить, подходит ли вам конкретный поставщик и как строить эффективные партнерские отношения? 

Для меня важен сервис: доставка вовремя, приятный курьер, документы вовремя. И, конечно же, качество продукта и цена. 
Чтобы отношения были эффективными, нужно строить именно партнерские отношения. Вовремя заказать и оплатить - вовремя доставить качественный продукт. 

-Какие наиболее частые трудности возникают в работе с поставщиками? Как их избежать?

Чаще всего, это логистика, не вовремя привозят продукт, ломается машина, курьер пропадает. Это чаще случается у маленьких компаний, у больших обычно логистика налажена, но есть другие нюансы. В приоритете всегда будут те компании, кто будет кредитовать на неделю-на две. Сейчас мало кто дает отсрочку платежа и это большой бонус для предприятия. Если выстраивается долгосрочное сотрудничеств, то обычно уже налажены хорошие условия, отсрочки, скидки, бронирование продуктов вперед и тд.

-Как рассчитываются потребности ресторана? Эффективно ли долгосрочное планирование или наоборот?

Все зависит от выручки. Существуют отчеты по продаже, где отражается, что больше всего едят. Если какой-то продукт списывается в большом количестве, значит есть проблема, надо выводить продукт или заменить его. Сейчас рассчитать все впрок сложно. Можно рассчитать сыпучие продукты, которые используются в большом количестве, как например рис. Остальные продукты я использую в основном свежие. Если даже закупить впрок кофе в зеленом виде и потом жарить его постепенно, то это все равно будет замораживание денег, когда кофе лежит на складе, за который мы платим или он лежит в кафе, где мы платим за аренду и электричество. Сейчас такая нестабильная ситуация с курсом, что я только рада, что не купила две тонны зерна, потому что доллар с того момента упал в два раза. Я бы не запасала впрок, а использовала то, что есть.

- Что делать, если у стабильного поставщика заметно выросли цены, а это не вписывается в ваш бюджет?

Сейчас время оптимизации. И если мы говорим про партнёрские отношения с поставщиками, то нужно говорить как есть. Если у поставщика есть возможность снизить цену, они это сделают. Если нет никакой возможности, то нужно действовать иначе.

Я всегда сначала рекомендую проанализировать все косты, затем понять как оптимизировать, а может вообще вывести что-то и придумать новое. Поднять цену - это самое простое.