Как снизить расходы на запуск ресторанного проекта

- Какие первые шаги к открытию ресторана?

Сперва нужно определиться с целью, концепцией, партнерами инвестициями и тд. Исходя из сроков, условий по договору, даты запуска и плана поступления инвестиций, необходимо составить график запуска - график открытия. Перед запланированной датой открытия нужно расписать шаги, состоящие из двух важных вех:

• Закупки всего необходимого, начиная от закупок оборудования и мебели и заканчивая закупками мыльниц и вазами для цветов .
• Сотрудники: когда набирать команду, кого нанимать в первую и последнюю очередь, за сколько времени до открытия нанимать последнего сотрудника, как долго обучать и платить зарплату.

Все это нужно продумать на этапе составления графика открытия. План открытия должен совпадать с графиком строительственных работ, который обычно согласовывается, исходя из тех проектов, которые необходимы и тех этапов работ, которые запланированы. У них есть приоритезация, очередность, у некоторых работ и процессов есть сроки, плюс, если планируется продажа алкоголя, то нужно добавить срок получения лицензии.

- Можно ли работать по чек-листу, и нужен ли он?

Как минимум для того, чтобы проверять себя, чтобы все бизнес-процессы сошлись в той самой точке, дате и времени открытия, который вы себе запланированы. Кроме этого, важно чтобы сошлись все финансы, которые вы заложили на открытие проекта и бюджет не увеличился, как это бывает в большинстве случаев, как раз из-за отсутствия чек-листов, графиков и прочих подготовительных действий

- Кто занимается созданием и контролем чек-листа?

Созданием чек-листа может заниматься кто угодно. Это может быть собственник, если ему интересно проконтролировать самостоятельно все точки. Это может быть менеджер, которого вы наняли и поручили эту задачу, помощник инвестора, бухгалтер и тд. Тут важно понимать, что это не просто секретарский функционал, где нужно сопоставить всех участников процесса и соединить их, тут нужно мыслить стратегически, так как надо попробовать предусмотреть все возможные сложности пиковой нагрузки в датах и количестве участников или количестве процессов и предотвратить эти моменты, разделив участников по разным этапам. Здесь нужно уметь договариваться, потому что участников много, нужно понимать операционные процессы, или хотя бы уметь вникать в их описание и в слова участников, чтобы принимать правильное решение.

- В каком случае чек-лист работает?

Во-первых, его должно быть приятно и удобно заполнять, тогда мы будем понимать, что им пользуются и он работоспособен. Во-вторых, он должен помогать правильно проверять и правильно отражать текущую картину и давать возможность принимать правильные управленческие решения. Тогда чек-лист работает. Я делаю чек-лист в формате Гугл-опроса, онлайн, чтобы я могла увидеть, сколько времени и кому потребовалось при заполнении этого чек-листа. Никто не обременен распечатками, в этом чек-листе я могу добавить файлы, уточняющие вопросы. Для меня важно, чтобы это был рабочий инструмент, который создает эффективный результат.

- Какие есть способы сократить расходы на открытие ресторана?

Одним из способов раньше были спонсорские деньги, убедить какой-либо бренд сотрудничать, инвестировать в вашу концепцию. Рассказать этому бренду, какая синергия может сработать для вас обоюдно. Сделать классную презентацию, к примеру, для алкогольного бренда, который будет здорово представлен в вашей концепции, будет подобрана специальная карта блюд, которая будут оттенять в выгодном свете те напитки, которые алкоголь продает у вас. В этих ситуациях бренды инвестировали деньги. Сейчас ситуация с финансами намного сложнее, но даже сейчас возможны разные ситуации, когда бренды все-равно готовы сотрудничать, поэтому я бы посоветовала найти бренды, которые сейчас готовы инвестировать в маркетинг. Это либо отечественные бренды, либо те, кто выходят на рынок и хотят освоить освободившийся рынок и под эти бренды придумать подходящую коммуникацию. Кажется, в ресторане такая синергия может сработать только с алкогольными брендами, но это не так, есть примеры включения в рестораны концепций различных брендов, в том числе, и спортивных, все зависит от фантазии и креативности вашего маркетолога. Я бы нашла бренд, цель которого развиваться на нашем рынке, разобралась бы в стратегии и позиционировании бренда и посмотрела, что именно в вашей концепции может сработать на целевую аудиторию этого бренда и сделала бы коммуникационную стратегию, как в вашем заведении этот бренд будете продвигать.

Взять, например, компанию по продаже соусов. Вы говорите о том, что будете продавать эти соусы, готовя блюдо у стола, и вам для этого нужен сервировочный стол или специальная посуда. Это стоит 1,5 млн рублей, и этот бюджет вы включаете в вашу презентацию. Велика вероятность, что такая презентация может сработать, если это будет интересная история, компания может выбрать вас как партнера. Таким образом, вы сможете купить себе что-то дорогостоящее или необходимое в ресторан, что существенно повлияет на сокращение бюджета.
Можно также использовать бу мебель или посуду. Сейчас на рынке освободилось много посуды и оборудования в связи с закрытием некоторых концепций и это тоже можно использовать чтобы не страдало качество бренда и вашего сервиса. Таким образом тоже возможно сократить часть бюджета.

- Есть ли еще какие способы оптимизации бюджета?

Еще подумать об идее сокращения инвестиционного бюджета, но переложить часть нагрузки на операционный бюджет, например, взять что-то в лизинг. Тогда вы не тратите сразу большие суммы, но лизинг оборудования к примеру на вас ложится операционной нагрузкой на ежемесячную модель. Это вполне можно делать, если платежи не большие или помещение в собственности, чтобы соблюсти правило четырех четвертей, потому что оплата закупки скорее всего сильно не изменится, но вы можете как-то поработать с арендой, или если она у вас бесплатная, если вы работаете как оператор, необходимый для девелопера или арендодателя. В таких случаях на операционную модель можно возложить лизинговые платежи.

Еще на общий бюджет влияют сроки. Если есть возможность запустить проект быстрее, чем это делается в среднем по рынку, это тоже существенно повлияет на модель.

В части ремонта и дизайна можно выбрать помещение, в котором уже был общепит, это неплохое сокращение бюджета. Если общепит имел такие же тех требования, как та концепция которую запускаете вы, и если инженерные сети справлялись с нагрузкой и находятся в хорошем состоянии, то это означает что , вам не нужно будет тратить на это деньги. Можно при запуске подобрать такую концепцию дизайна, которая не предполагает значительных затрат в части отделки. Есть классные дизайны в заведения, когда люди обходились минимальными средствами, силами и временем.

- Как наладить четкую систему бюджетного контроля?

Это довольно просто. Здесь должны быть задействованы два человека: первый - это тот, кто отвечает за траффики и коммуникацию людей и процессов внутри проекта и второй - тот, кто отвечает за бюджет, следит за распределением оплат, заключением и исполнением контрактов. Необходимо вести некоторый реестр контрактов, туда кроме дат предоплат и дат исполнения контактов вносить условия, как осуществляются выплаты, в какие даты, чтобы правильно распределить нагрузку на бюджет. чтобы не было такого, что план поступлений инвестиций не соответствовал плану платежей, чтобы деньги не валялись просто так на счете несколько месяцев. Это точно неправильная политика ни для инвестора ни для бизнеса.

Этим двум людям необходимо сработать - запланировать все процессы и все оплаты под эти процессы, чтобы рационально использовать инвестиционные деньги, без простоя.
Соответственно, реестр контрактов по всем поставкам и услугам и оплатам позволяет распределить средства, распланировать их и иметь представления что, когда и в каких условиях оплачивать. Обязательно проверять всех поставщиков и все документы. Сохранять все письма, иметь электронный след с поставщиками. Если вы о чем-то договорились, то обязательно напишите письмо или сообщение в вотсапе, чтобы все согласованные условия сохранялись. Старайтесь как можно больше зафиксировать. Бюрократия должна быть эффективной, документам стоит уделять повышенное внимание, чтобы не было потерь в деньгах, поскольку инвестиционный бюджет - это большие траты за небольшой срок и вам придется возвращать эти деньги рано или поздно.

В бюджете очень важно количество того что вы закупаете. Здесь есть два экстрима - закупать слишком много или слишком мало. Найти золотую середину непросто, поэтому я рекомендую спрашивать мнение в двух-трех местах, чтобы подобрать оптимальное количество того или иного товара, материала и оборудования. Иначе это у вас будет лежать запасом, как часто бывает при открытии заведения, а потом приходится в лучшем случае распродавать все, но уже за меньшие деньги. То, что мы держим в запасах - это наши “мертвые” деньги, которыми мы не пользуемся.

- Какие подводные камни существуют и самые частые ошибки при открытии заведения? Как их избежать?

Если у вас есть какая-то идея, не бойтесь делиться ею с окружающими, обсуждайте, анализируйте, собирайте информацию. Самая частая ошибка - это когда идея проекта не проработана, не продумана тщательно и тогда есть шанс упустить что-то важное. Если вы боитесь, что кто-то воплотит вашу идею, значит эта она слишком простая и возможно надо подумать над более уникальной идеей.